Gestion des coûts
Le plan de gestion des coûts indique les recommandations à suivre pour gérer les écarts des coûts. Le niveau de détail du plan de gestion des coûts dépend des besoins des parties prenantes du projet. Le plan doit indiquer les procédures à suivre si les coûts réels du projet sont supérieurs ou inférieurs au budget approuvé pour le projet.
En disposant d'un plan de gestion des coûts, vous n'avez plus besoin, en tant que chef de projet, d'inventer une nouvelle ligne de conduite chaque fois que vous constatez un écart des coûts au cours de la mise en œuvre du projet.
Estimation des coûts du projet
Une fois que vous avez estimé la durée des activités et défini les types et quantités de ressources nécessaires pour chacune des activités, vous devez estimer les coûts du projet, qui se calculent grâce à plusieurs méthodes.
Dans le cas de l'estimation descendante, ou analogue, la direction doit examiner les données d'anciens projets présentant des similitudes pour établir une estimation des coûts pour le projet en cours. Les estimations descendantes peuvent également s'appuyer sur l'expérience d'un responsable ou sur l'avis d'un expert. Cette méthode étant généralement plus rapide, mais moins précise, que d'autres, elle est souvent utilisée uniquement au stade de sélection du projet. Une fois le projet choisi, une autre technique d'estimation des coûts est adoptée.
L'estimation ascendante consiste à estimer le coût de chacun des lots de tâches de l'organigramme des tâches (OT). Ces estimations sont ensuite ajoutées les unes aux autres pour calculer le coût total du projet. Cette méthode est très précise, car les personnes effectuant les tâches sont généralement consultées. Cependant, il n'est pas toujours possible d'adopter cette méthode à cause du manque d'informations permettant d'identifier tous les lots de tâches.
L'estimation paramétrée utilise les données d'ordre historique et d'autres variables pour calculer les relations statistiques, afin d'estimer les coûts. Cette méthode utilise une variable de base, comme le prix de location d'espace de bureaux, comme multiplicateur pour calculer le coût d'un projet dans son intégralité. Les estimations basées sur cette méthode peuvent toutefois présenter des degrés de précision différents, allant de moins de 25 % à plus de 75 % d'exactitude, selon la précision des données statistiques. Elles sont également sujettes à de fréquents changements.
L'estimation progressive décompose un projet en estimations de coûts séparées pour chacune de ses phases. À mesure que chaque phase est terminée, les estimations concernant la phase suivante sont générées. Cette méthode est plus facile à utiliser que les autres, donne des estimations plus précises et prémunit contre les risques inhérents à l'estimation des coûts d'un projet complet avant de détenir suffisamment d'informations pour pouvoir faire une estimation globale.
Établir un budget
La sixième étape du processus de planification consiste à établir un budget. Pour ce faire, vous pouvez simplement attribuer des valeurs en euros à chacune des activités, en vous appuyant sur les estimations de coût. L'établissement d'un budget implique également de créer un plan de gestion des coûts, qui définit des recommandations concernant la gestion des écarts de coûts, comme les mesures à prendre si les coûts réels du projet sont supérieurs ou inférieurs au budget approuvé. Lorsque vous établissez un budget de projet, vous devez tenir compte des facteurs qualitatifs liés au travail, tels que l'efficacité des processus utilisés pour la réalisation des activités ou l'environnement physique de travail de l'équipe, qui peut avoir une incidence sur la motivation et le moral. Vous devez également tenir compte de facteurs quantitatifs liés au travail, comme les écarts de coût et de planning. Vous devez faire des provisions budgétaires pour des coûts plus élevés que prévu ou des retards d'exécution
Afoud Hicham
Ing, DEES, MGP
10 Avril 2010
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